Как подготовиться к офисному переезду: советы секретарю

Для многих организаций рано или поздно наступает тот момент, когда занимаемое помещение перестает устраивать руководство. Причиной этому может быть как поиск более экономичных вариантов аренды, так и расширение компании. Удобно расположенный, комфортный, современный офис — часть корпоративного имиджа. Если подходящий вариант найден, компанию ждет крайне нервный и ответственный процесс офисного переезда. Основная проблема — как сменить офис с наименьшими потерями. При этом дело касается не только вынужденных перерывов в работе. Казалось бы, переехать на новое место — это просто упаковать вещи и перевезти их в новое помещение. Но как при этом сохранить важные документы, не потерять ничего по дороге, быстро разобрать и организовать все по приезду? Как не потерять связь с клиентами, партнерами и своевременно оповестить их о том, что организация меняет адрес? Все эти заботы ложатся на плечи координатора переезда, на роль которого часто назначают секретаря или офис-менеджера.

Переезд офиса: что делать секретарю?

Переезд фирмы в новый офис может изрядно потрепать нервы. Недаром его сравнивают с пожаром. Чтобы этого избежать, секретарю нужно заранее подготовить грамотный и эффективный план, чтобы впоследствии воплотить его в жизнь без ущерба для рабочего процесса. Надо тщательно продумать от начала до конца и спланировать все действия таким образом, чтобы смена места работы вызвала наименьший стресс, как у персонала, так и у организации в целом. Залог успеха — избегать лишней суеты, планировать каждый этап, уделять внимание мелочам. Соблюдая данные правила, секретарь сможет не просто организовать процесс, но и извлечь из него определенные выгоды для организации. При смене места всегда можно избавиться от лишних вещей, провести ревизию документации, спланировать будущие закупки, исправить ошибки в организации офиса. А если включить в подготовительный процесс весь персонал, можно поднять корпоративный дух и сплотить коллектив вокруг общего дела. Действовать нужно не только четко, но и быстро. Обычно на подготовку отводится около месяца. Если речь идет о переезде офиса в другой город, может понадобиться гораздо больше времени. Бывают и «экстремальные» ситуации, когда переезжать приходится в течение нескольких недель. В любом случае важно сохранять спокойствие и следовать поэтапному плану.

Как оповестить сотрудников о переезде фирмы в новый офис?

Первое, что должен сделать ответственный помощник руководителя — оповестить персонал компании о предстоящем переезде офиса. Отметим, что сделать это можно только после того, как руководством будет принято соответствующее официальное решение. Чтобы донести информацию максимально быстро можно провести организационное собрание или сделать корпоративную рассылку. Если штат фирмы невелик, можно сообщить коллегам о планах руководства в устной форме, пройдясь по всем отделам. Справка К наиболее важной информации, которую нужно довести до сведения всех работников, относятся: новый адрес; схема проезда на общественном транспорте; сведения о наличии парковок и схема их расположения; общий план с указанием местонахождения отделов и помещений общего пользования. Если для того чтобы переехать планируется привлекать работников, необходимо подготовить для них памятку о подготовке рабочего места и заблаговременно закупить упаковочные материалы.

Переезд в другой офис: действуем по плану

Чтобы скоординировать подготовительные процессы, нужно составить подробный план переезда офиса, рассчитанный на несколько недель. В него должны быть включены этапы с момента принятия решения до обустройства на новом месте. В упрощенном виде он может выглядеть следующим образом: Об эффективных методах работы с информацией и инструментах планирования читайте здесь. Такой план дает представление о планируемом порядке действий. Если помощник руководителя уже имеет опыт подобных мероприятий, он должен знать, как организовать переезд офиса в компании с большим числом подразделений. В этом случае целесообразно сформировать очередь и составить временной график. Чем больше времени займет обустройство того или иного отдела, тем раньше он должен переехать на новое место. Как правило, в первых рядах оказываются IT-отдел (серверная) и архив организации.